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《中药企业仓库管理制度》——出入库管理、包材管理、盘点与安全

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发表于 2019-1-7 20:51:23 | 显示全部楼层 |阅读模式

中药仓储管理一般需要对温度、湿度等多方面进行完善控制,为了更好的管理中药企业仓库,特制订《中药企业仓库管理制度》

本制度适用于本企业所有存货,包括但不限于采购及发出的所有在途存货、存放在生产加工阶段的未加工完工的存货等。



一、基本职责

1、仓储部是本企业产成品、包装材料、在库低值易耗品、半成品、在产品、原材料、修理用备品备件以及其他材料(以上简称:存货)的管理责任部门,负责企业存货的存储及收发、账务登记、盘点工作。

仓储部全体工作人员应履行勤勉尽责义务,妥善安排保管工作,避免存货损失。

仓储部应配合生产部逐步建立和完善物料储备定额和消耗定额,力求科学、合理、不缺货、不积压。

未经仓储部签发有效的出库凭证,任何部门和个人不得擅自将存货携带出本企业;未经仓储部登记入账,任何人不得自行在外购销存货,同时,未经仓储部登记入账本企业不提供任何票据及单证、包装材料。

仓储部应当配合各部门做好生产、销售协调工作,确保完成企业年度指标。

2、生产部是领用待加工存货的管理责任部门,对领用存货数量负责。加工完毕,应及时将产成品存货,加工余料移交仓储部,对加工消耗超过合理损耗的部分,应承担责任。


二、入库管理

1、验收及登记:本企业规定各种原材料、外购半成品、商品、包装材料、备品备件、低值易耗品统一由仓储部在采购入库时进行验收、入账,同时填制请验单、提请质量部对需要检验的存货进行检验,按照检验结果进行账务调整。

2、入库存,应先入待验区,未经检验合格不准进入货位,更不准投入使用。

3、入库单证:仓储部凭审批的采购申请单、供货商的送货单以及质量检验报告单验收入库,各仓库管理员在验收处签名,仓储部主管在主管处签名。

各种备品备件、低值易耗品等,经使用部门按照审批手续领用后,转入使用部门保管。

入库验收时发现不合格存货,应及时通知供应商、退还供应商(或生产者)并开具出库单。

4、进入仓库的各品种货物有经手人和仓库人员当面点清数目、检查质量,并开出对应的清单方便查询。

5、对生产部加工完成的产成品,每天收入产成品库进行保管,同时签发收货单证给生产部门。

6、对在途存货应及时了解存货状态,做好记录,完善各种手续。


三、出库管理

1、仓储部发出存货的原则是“先陈后新、先进先出、按规定发放、节约用料,”不得贪图方便,随意发料。

2、仓储部根据生产计划单及相关领用凭证,按照领用凭证规定的品种规格、数量、质量,安排原材料及包装材料等的发放。

3、加工时发生超合理消耗的领料,未经批准,不得补发,同时上报日报时注明。

4、低值易耗品、备品备件、机配料等的领用,在领用时实行以旧换新。旧件由仓储部回收、核实、验正、保管、经鉴定后报批处置。

5、禁止任何没有手续或手续不全的发货行为,包括但不限于:先发货后补手续行为、白条发货行为等。

6、禁止发出以下货物,包括但不限于:超过保质期的货物;霉烂变质的货物;残次品;单独发出空白标贴、包材;因监管规章变更,停用的包材等。

7、对加工剩余药渣、超储积压或生虫变质的存货,应由仓储部清理出来,单独存放,财务部、质量部进行品种、质量、数量核查,三方联合签署报损单,经总经理以上职级领导审批,变卖或者销毁。

8、仓储部应妥善保管好出入库单证,按月装订保存。


四、包装材料的管理

本企业的包装材料具有特定性,特指:印有单位名称的各种包装材料、批号批单且有印章的合格证标签标贴(含空白件),本包材管理责任到人,主要由仓储部负责进行管理。具体管理要求:

1、主办销售人员根据销售货物情况,申领包装材料,具体包括各类大小包装,不得多领,用坏照价计算,以坏件申领新包装;

2、货品包装完工,经主办质检人员、仓储部人员、销售人员共同确认最终数量,销售内勤据以领用合格证(批号标签),进行打印,不得多领,打印损坏,以坏换新;

3、合格证的申请印刷、收货、发放、盘点,须有QC确认、QA监督;

4、仓储部不得多发空白批号标签,用坏的应回收后,经批准销毁。

5、仓储部作为保管部门、质检部作为合格证监管部门、销售内勤作为合格证打印完善部门,应强化管理,防范风险;

6、包材盘点实行全盘:由财务部会同仓储部,对包材进行定期(每月)或不定期的盘点工作,确保包材完整。


五、账务与盘点

1、仓储部负责保管账务登记,须全面、完整地反映企业存货情况及状态。

2、仓库所有物品的保管工作,必须做到出入库明细账单,对物品的出入库要及时检查、验收、登记,做到帐物相符。

3、仓库发出的货物必须有领货人员和仓库人员当面点清数目、开出对应的票据及清单、进行登记入账。

4、仓储部必须定期与财务部对账,确保存货帐帐相符。

5、仓储部必须做到仓库账目与存货一致,每日登记,要做到需要时随时能够取出,方便在需要时各有关部门人员能够真实了解库中物料情况,不耽误财务、生产及销售使用。

6、仓储部应每日登记保管账项,不得积压,每日送存货日报,反映存货购销变化及储存情况。

7、仓储部应自行对存货进行定期或不定期的盘点,确保账实一致。

8、财务部每月对存货进行定期盘点、每年进行资产清查工作,仓储部、质量部应予以协助和支持。

财务部门也可根据工作需要,不定期对仓储部存货进行盘点,仓储部应当密切配合。

9、盘点差异的处理:对盘点时产生的存货数量差异,应区分责任分别后进行处理:

属于自然损耗的,由仓储部申请报销,盘点人员及质检部鉴定人员同时签字、分管总监(副总经理)签字,报有审批权限的领导审批;

对存货短少、霉烂变质等属于保管不善的,对有关责任人进行必要的经济和行政处罚。属于不可抗力的盘亏损失,按自然短少申请、鉴定、报批。


六、安全管理

1、仓储部应做好“五无”(无霉烂变质、无损坏和丢失、无隐患、无杂物积尘、无老鼠);做好“五防”(防潮、防压、防腐、防火、防盗)工作,厂区库外、库内严禁吸烟与携带火种。

2、非仓库人员,未经允许或批准不准随便入库。保管人员离开仓库时应断电、关窗、锁门,同时每日终了自行进行检查。

3、仓储部应按照GMP及相关规范,合理、科学划分存放区域,分批次、分产品的性质,安排存放库房,定时观察登记温湿度仪器并登记,做好相应的管理工作,

4、保管人员须经常检查库存物品,保持库房干燥,注意防火、防盗、防潮、防虫、防鼠,各类票据要准确、及时与有关人员沟通。

5、对因存货品质要求不能常温度夏的品种,应提前告知销售部门,提示销售,或者安排冷藏。

安排冷藏的货物须及时关注气温变化,调整制冷机运转时间,达到冷藏保温和节能的目的。

6、每天在仓库收发货物之后,应及时打扫库内卫生,时刻保持仓库内清洁。

7、天气或气温变化异常时,须随时注意仓库货物是否正常,保证仓库内货物的质量安全。


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