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【实例讲解】制造业仓库经常错漏发货,原因分析及解决方案

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发表于 2018-3-13 23:32:50 | 显示全部楼层 |阅读模式
背景描述:
  这是一个年产值3个多亿的中等规模企业,生产润滑脂类产品,企业成立20年来,随着产品线的扩充,产品分两大系列:桶装和箱装两类产品,虽经整合,仍有200余个规格品种,每天平均发货约20个客户左右,每个客户要货约10-20种产品,70%以上发配货车。
实际病历:
  由于每天发货量较大,规格又比较多,几乎三天两头有客户反馈错漏发货,搞的企业焦头烂额。实际原因究竟是仓库错漏发,还是运输途中出现问题,抑或客户反馈信息有误,没有人能说得清。企业换了一批又一批的库管员,公司甚至不惜将库管员的工资翻倍,但由于库管员的连带处罚比较严重,所以谁都不愿去碰这个岗位。

  由于包装班干完活后才能入库,他们两班倒,每班又分3个组,需要保管员在场清点各组数量并开入库单,但入库时同时遇上发货很正常,而客户订单又往往牵扯到桶、箱两个仓库,由于配货车辆比较多,同时每个仓库两车装货比较正常(有时集中来车十几辆,配货司机等待时间过长,容易出问题),装货现场又不允许离人,所以现有的4个保管员分身乏术,要求申请增加到6个。

  但问题仍层出不穷,后来不得不上了ERP系统,而错漏发问题并得到实质改善。公司的集中盘点没出现过一次正确过。
病因分析:
  1. 入库混乱:由于包装工班后入库,大家急于回家,往往为了图方便,有时并不按库管员指定的位置存放,有些甚至次日入库,因库管员还要盯着发货,所以补入库单是家常便饭。而且大家在心理上对待入库数量并不严肃,反正肉烂在锅里。

  2. 开单混乱:因库管员在入库时无法顾及,当天又出现很多品种动态发货,所以入库数量往往根据各班组与包装工核实的自报数量入账。

  3. 库存混乱:同一个规格品种在不同地方存放的现象随处可见,而同一类规格产品,摆放也不统一。

  4. 发货问题:为了赶速度,司机有时帮助搬运,其中难免遇到库管员中途有事,所以出现点数不一致时,因多发处罚严重,装好货重新卸货盘点的现象也时有发生,司机则怨声载道。有些司机则不管不问,装完货办完手续走人。

  5. 卡物不符:物料卡基本形同虚设,因盘点太费劲,所以物料卡滚轮十次发货九次不拨很正常,而且库管员普遍认为作用不大,帐物相符即可,没必要增加这个环节。

  6. 入账问题:因ERP要求,当天必须核对货物并登记入账,但现状下,如果每次仓库全部盘点完再入账,恐怕库管员每天工作20小时也完不成,所以ERP形同虚设。

  7. 盘点问题:曾实施过一段时间的月末盘点,但后来感觉很不现实,每次盘点需要动用四五个部门的人员集中盘点,相当于帮着仓库整理一遍库存,而且成品、原料库等盘点完需要一天多时间,静态盘点又不现实,关键是每次盘点都不准确,盘点变成了罚款手段,后来改成一季度一次,其结果仍不正确。所以在盘点时间上也一直来回摇摆。

  8. 帐实不符问题处理上:集中盘点的前一两天,往往库管员自动加班到深夜,突击整理账务,自己抽盘出的帐物不符部分,马上找到关系比较好的包装班协调补办手续,因为毕竟工时费跟短货处罚不一个数量级,盘盈则做个顺水人情。

处方措施:
  1. 完善基础:

  ① 实施专人、错时入库,充实装卸队,将装卸队一分为二,分设入库班和装卸班。入库放在凌晨和班后。同时对包装工时相应进行调整。

  ② 库管员分入库员和发货员,入库保管1人,发货保管2人,保留一个机动人员作为替班和应急事情处理。

  ③ 对仓库区域进行重新规划,把发货量大的放到装卸相对方便的地方,并对规格不同、包装相近的,间隔存放。

  ④ 对每类规格,摞放行列的数量进行统一规范,原则:任何一种产品清点时间不超过15秒。其实,只要摆放规范,只数剩余那摞数量,然后累加行列数量即可。

  ⑤ 重新设计物料卡:格式见附表。

  2.措施管控(实行管控五步法):

  ①入库保管员实施两清一记录:入库前盘点该品种物卡是否相符,并及时在卡上记录入库和结存数量,入完库再核对一次。如果发现结存数量不符的,第一时间告诉发货库管员(如果属于错发货,往往此时物流车还在路上,事前沟通解决往往比较容易),并对发现者(入库员或库管员)实施奖励。

  ② 发货员同上。但同时负责ERP当天入账,并对当天入库、发货异动产品进行盘点核对(机动人员协助)。

  ③ 装车人员同时对每个客户的订单规格、数量的发货正确负责,负有监督责任,一旦出现错漏发,负连带责任,如果发现库存结余或者实际发货数量存在问题,进行奖励。(实施奖罚相当原则,奖励来自于责任人罚款,如果彼此通气,同样可避免类似问题的重复发生)

  ④ 实施司机责任法:装车时司机必须同时在场清点,数量错误出门概不认账,并在随货同行联上签字及按手印(利用其心理作用以加强责任心),但他们只对数量负责,一旦数量短缺,经销商有权拒绝支付运费,但多余部分则归司机。所以司机恨不能多装,但装卸队和库管员同样紧张。

  ⑤ 财务抽查:除了月底实施集中盘点外,财务每周不定期抽查不能少于两次,每次抽查不能少于20个规格。分两类抽查,一类调取ERP数据核对帐实相符情况及是否及时录入ERP,一类是现场抽查物料卡结存是否在发货或入库后随手填写并正确。抽查正确奖励、错误处罚。
最终效果:
实施以上方法后,笔者统计的一年间,错漏发货最多的一月出现过2次(仓库责任),而且都能及时跟客户沟通。但出现了一个有趣的现象不得不修改了规定,仓库保管员变着法让财务抽查,几乎每次都能得到奖励,后来限制为每月抽查不得超过8次。

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发表于 2018-6-5 14:30:28 | 显示全部楼层
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